Was unterscheidet Access von Excel in Bezug auf das Tabellendesign?


Ganz einfach Excel ist zeilenorientiert, Access ist spaltenorientiert. Und dieses sollte man bei der Arbeit mit Access immer im Hinterkopf bewahren!
Nehmen wir mal an, wir möchten eine Produktionsstatistik erstellen. Wir haben also Artikel, Produktionsmengen und Jahre.
In Excel würde wir dahergehen und in die 1. Spalte die Artikel schreiben und für jedes Jahr eine Spalte anhängen, in der wir die produzierte Menge festhalten.



Das kann man auch in Access machen, aber man sollte es nicht! Denn für jedes
Jahr müsste man an das Tabellendesign, Formulare und Abfragen und dieses Feld hinzufügen.
Macht das Sinn? Aus meiner Sicht eher weniger. Man erstellt viel eher eine Tabelle
mit 3 Spalten:

Artikel

Produktionsmenge

Produktionsdatum

Nun kann man sich mittels einer recht einfachen Abfrage die Summe, der Artikel jeden Jahres ausgeben.

tblACC:

SELECT
	tblACC.ArtikelID,
	Sum(tblACC.Produziert) AS SummeProduziert
FROM
	tblACC
GROUP BY
	tblACC.ArtikelID;

Die gleiche Abfrage für die Exceltabelle sähe so aus:

SELECT
	tblXLS.ArtikelID,
	[2000]+[2001]+[2002]+[2003] AS SummeProduziert
FROM
	tblXLS;

Jetzt könnte man sagen, die 2. Abfrage wäre ja kürzer...stimmt. Aber
nur, weil es hier 4 Jahre sind und nicht 10! Außerdem muss man diese Abfrage
jedes mal neu erstellen, wenn man nur bestimmte Jahre haben möchte oder ein Jahr
mehr oder weniger hinzukommt.

Abfragen für das Jahr 2001 und 2002:

tblACC:

SELECT
	tblACC.ArtikelID,
	Sum(tblACC.Produziert) AS SummeProduziert
FROM
	tblACC
WHERE
	Year(tblACC.Produktionsdatum) In (2001, 2002)
GROUP BY
	tblACC.ArtikelID;

tblXLS

SELECT
	tblXLS.ArtikelID,
	[2001]+[2002] AS SummeProduziert
FROM
	tblXLS;

Der Unterschied ist, dass man einmal die Spalten ändern muss (also die eigentliche
SQL-Syntax) und im anderen Fall auch mit Formularbezügen arbeiten kann oder
sich nur um die WhereCondition Gedanken machen muss.

Nun möchte aber jemand gerne die Produktionszahlen nach Jahren aufgeschlüsselt
haben...auch das geht. Für die Exceltabelle braucht man ja nur die Felder in
eine Abfrage zu stecken. Für die Accesstabelle bedient man sich hier einer Kreuztabellenabfrage:

TRANSFORM
	Sum(tblACC.Produziert) AS SummeProduziert
SELECT
	tblACC.ArtikelID
FROM
	tblACC
GROUP BY
	tblACC.ArtikelID
PIVOT
	tblACC.Produktionsdatum;

Ein kleines Beispiel, mit den angesprochenen Abfragen findet ihr
hier.

---

Um es einmal zu überspitzen nehme ich ein anderes Beispiel:

Es gibt Mitarbeiter mit zugehöriger Hardware und Software. Für Excel würde
man nun für jeden Mitarbeiter eine Zeile anlegen und für jede Hardware oder
Software eine Spalte anlegen und dort zum Beispiel eine Checkbox reinsetzen.
In Access nimmt man wieder nur 3 Spalten, Mitarbeiter, Hardware, Software. Die
Abfrage soll mir nun aufzeigen, welcher Mitarbeiter, Windows 2000, Office 2000,
den Internet Explorer und einen Zugang zum Intranet hat. Diese Mitarbeiter sollen über
einen 15" TFT, ein Notebook, einen Drucker und Scanner verfügen:

tblACC:

SELECT
	Mitarbeiter
FROM
	tblHardSoftware
WHERE
	Hardware In ('15" TFT', 'Notebook', 'Drucker', 'Scanner')
  AND
	Software In ('Windows 2000', 'Office 2000', 'Internet Explorer', 'Intranet');

tblXLS:

SELECT
	Mitarbeiter
FROM
	tblHardSoftware
WHERE
	Not [15" TFT] Is Null
  AND
	Not Notebook Is Null
  AND
	Not Drucker Is Null
  AND
	Not Scanner Is Null
  AND
	Not [Windows 2000] Is Null
  AND
	Not [Office 2000] Is Null
  AND
	Not [Internet Explorer] Is Null
  AND
	Not Intranet Is Null;

Viel Spaß, wenn man so eine Abfrage dynamisch gestalten will ;-)